Так уж исторически сложилось, что человек – создание весьма хаотичное. Порой мы смотрим на задачи и цели под призмой собственного восприятия, которое зависит от нашей эмоциональности в текущий момент времени. Из-за этого случается так, что самые продуктивные часы мы тратим на вроде бы и важные, но не безотлагательные задачи. В итоге, делаем много дел, устаем, исчерпываем рабочие часы, но ни на шаг не приближаемся к цели. Этот замкнутый круг можно и нужно разорвать. Как это сделать? Давайте разберемся вместе.
Срочное или важное: приоритеты и самомотивация
Решением описанной выше проблемы станет умение отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт нам никаких существенных результатов. Определяйте 2-3 действительно важных дела, которые необходимо выполнить в течение одного конкретного дня. Именно на них и сосредоточьтесь.
Идеальным вспомогательным инструментом для распределения приоритетности является матрица Эйзенхауэра. Она представляет собой четыре квадранта, в основании которых лежат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). Каждый из четырех квадрантов отличается своими качественными показателями: важно-срочно, важно-не срочно, не важно-срочно, не важно-не срочно. Распределите свои дела в каждый из этих блоков и получите предельно ясную и объективную картину того, чем следует заняться в первую очередь, что может подождать, а что вообще лучше вычеркнуть из списка задач.
Ранжирование заданий по приоритетности даст толчок к запуску самомотивации. Ведь лучший способ мотивировать себя – освободиться от ненужных вещей, которые съедают энергию. А ведь именно энергия помогает нам концентрироваться и продуктивно работать. Что делать, чтобы сохранить ее и оставаться мотивированным:
— делайте физические упражнения – 10-минутный перерыв на разминку зарядит вас эндрофинами, которые поддерживают стрессоустойчивость и тонус;
— обустройте комфортный ворк-спейс – каждый первый совет «удалёнщикам» в интернете начинается с фразы «сделайте свое рабочее место похожим на офис». Что ж, в этом есть резон, но если в вашем доме нет удобного стула для многочасового сидения, слишком низкий/высокий стол, банально нет пространства и т.д. – пересядьте в любимое кресло. Ничего страшного от этого не случится, а вот находясь в дискомфорте вы будете раздражаться и терять работоспособность с космической скоростью.
— отмечайте прогресс – притормозите и оглянитесь назад, оценив работу, которую уже проделали и ее важность для главной цели. Осознание того, что ваша работа стала вкладом в развитие общего дела, безусловно, повысит самомотивацию к дальнейшим действиям.
— поощряйте себя за проделанную работу – пообещайте себе вознаграждение за приложенные усилия и результат. Это может быть как мелочь, вроде доставки любимого блюда на дом, так и ценные предметы, на приобретение которых в обычных условиях вы бы так просто не решились.
— тренируйте мышление, внимание, воображение, память – чем развитее у вас эти когнитивные функции, тем лучше вы владеете собой. Соответственно, процесс самомотивации будет проходить легче.
Похитители времени: как определить и бороться с ними?
Правильно организованный тайм-менеджмент поможет нейтрализовать грозных врагов современного человека – так называемых хронофагов, похитителей времени. Зачастую действующие из тени, в условиях удаленной работы хронофаги обретают дополнительные возможности для атаки, и противостоять им становится сложнее. Ведь теперь, когда рабочее место переместилось из офиса в удобное домашнее кресло, отнять у вас драгоценный и невосполняемый ресурс могут не только «срочные маленькие задачки» от начальства или капризы клиентов, но и более приятные вещи ‒ холодильник, захватывающий сериал, любимый кот и прочие прелести жизни. Таким соблазнам противостоять сложнее.
Давайте узнаем больше о хронофагах и разберемся, как с ними расправиться.
Итак, хронофаги распределяются на категории:
- одушевленные и неодушевленные: затяжные разговоры с домочадцами, пустые утрене-обеденные чаты с коллегами, онлайн-«планерки» без конкретных задач и итогов, консультирование коллег;
- предсказуемые: чтение соц.сетей, сёрфинг в интернете, просмотр видео, утренние приготовления, прокрастинация;
- непредсказуемые: сбой системы, ожидание выполнения части задачи коллегами, с которыми работаете вместе над проектом, перебои сети Interner;
- неявные (скрытая угроза): низкий уровень мотивации, спешка и суета, излишний перфекционизм, неумение отсеивать бесполезные дела, апатия, переутомление.
Первое, что вы должны сделать – смириться. Все равно вас будут отвлекать. Выход: закладывайте в свой рабочий план время для хронофагов. Таким образом, вы возьмете их под контроль и сохраните время, отведенное на выполнение задач.
Ваша задача ‒ понять, на что и в каком количестве уходит ваше время. Помогут в этом как бумага и карандаш, так и современные технологии. Например, приложение Maniac Time для ПК или RescueTime для всех платформ. На протяжении одного дня фиксируйте абсолютно всю вашу активность (даже утренний туалет и игры с котом) и количество времени, которое на них уходит. Вечером проанализируйте полученные данные и посмотрите, где в вашем временном полотне зияет дыра, на какие дела уходит неоправданно много времени и что приходится делать в спешке.
Технологии для организации рабочего процесса
А пока мы учимся бороться с хронофагами и определять приоритетность, разработчики мобильных приложений вовсю трудятся, чтобы помочь нам быть продуктивными в любых ситуациях. Помимо популярных Maniac Time и RescueTime существует множество хороших приложений для поддержания работоспособности. Мы отобрали несколько самых интересных, на наш взгляд, помощников, которые будут поддерживать ваш тонус на протяжении всего дня. Знакомьтесь!
Sectograph – виджет, который визуализирует дневной план в виде диаграммы на стильном циферблате часов. Задачи выделяются различными цветами, а бегущая стрелка наглядно демонстрирует, как долго осталось сидеть на совещании или через сколько минут нужно будет переключиться на следующую встречу.
Alarmy – если не можете отказать себе в удовольствии поспать «еще 5 минуточек», то этот адский будильник для вас. Его невозможно деактивировать или отложить, если не выполнить условия программы: решить математическую задачу, трясти телефон условленное время, сфотографировать кухню и так далее. «Спи, если сможешь» – таков слоган разработчика.
focus@will – музыкальный сервис, который применяет опыт неврологических исследований, чтобы помочь вам сфокусироваться и снизить уровень стресса. Путем подбора звукового сопровождения focus@will приводит мозг в состояние максимальной продуктивности. Перед началом использования программа даже проведет короткий опрос и выяснит, склонны ли вы мыслить логически или абстрактно.
О самоорганизации в кино и книгах
У каждого в жизни наступает такой момент, когда хочется бросить всё и всех, забиться в темный угол и просто не взаимодействовать с окружающим миром. В период кризиса и финансовой неопределенности такое желание может появляться все чаще и бить под дых сильнее. Что ж, если так случается, сидя в своем углу попробуйте занять время интересным и полезным делом – ознакомьтесь с мотивирующей литературой и фильмами, основанными на реальных событиях.
- «Человек, который изменил всё» – захватывающая спортивная драма, рассказывающая реальную историю о том, как генеральный менеджер Оклендского бейсбольного клуба создавал конкурентоспособную команду, несмотря на финансовые трудности и непонимание окружающих. У него был только увлеченный бейсболом экономист и его система расчета полезности игрока.
- «В погоне за счастьем» – мировая классика. Фильм рассказывает об отец-одиночке, который остался без крыши над головой и работы. Не желая сдаваться и пройдя через большое количество трудностей, он получит свой шанс на счастье. История про бизнес и мотивацию, про силу, заставившую человека пройти путь от бездомного до брокера, а после – предпринимателя с миллионными активами.
- «Джобс: Империя соблазна» – фильм о создателе Apple Стиве Джобсе, его взлетах, падениях, мечтах и целях, триумфе и разочарованиях. Путь от своенравного хиппи до владельца «Империи соблазна» захватывает и мотивирует не опускать руки, даже когда игра, казалось бы, окончена.
Наверное, ничто не мотивирует так, как истории успеха создателей крупнейших корпораций. Следующие книги будут полезны как для вдохновения на будущие свершения, так и для правильного понимания тайм-менеджмента, как инструмента для этих свершений.
- «Продавец обуви. История компании Nike, рассказанная ее основателем», Фил Найт
- «Феномен ZARA», Ковадонг О’Ши
- «Alibaba.История мирового восхождения от первого лица», Дункан Кларк
- «Rework. Бизнес без предрассудков», Джейсон Фрайд и Дэвид Хайнемайер Хенссон
- «Scrum. Научись делать вдвое больше за меньшее время», Джефф Сазерленд
- «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен
- «Выйди из зоны комфорта. 21 метод повышения личной эффективности», Брайан Трейси
Отлично! Вооружившись новыми технологиями, книгами и фильмами о продуктивности, самомотивации и тайм-менеджменту, мы сможем достойно провести время «под замком» до 24 апреля. Прислушивайтесь к себе, используйте время с пользой и отдыхайте, ведь внутренняя гармония – наш главный помощник в сражении с ленью и демотивацией. Продуктивного карантина!
