Так вже історично склалося, що людина – створіння досить хаотичне. Часом ми дивимося на завдання і мету під призмою власного сприйняття, яке залежить від нашої емоційності в поточний момент часу. Через це трапляється так, що найпродуктивніші години ми витрачаємо на начебто і важливі, але не невідкладні завдання. У підсумку, робимо багато справ, втомлюємося, вичерпуємо робочі години, але ні на крок не наближаємося до мети. Це замкнене коло можна і потрібно розірвати. Як це зробити? Давайте розберемося разом.
Термінове або важливе: пріоритети і самомотивація
Рішенням описаної вище проблеми стане вміння відрізняти важливе від термінового, не термінове від найменш важливого, а також скорочувати час на заняття будь-якими справами, виконання яких не дає нам ніяких істотних результатів. Визначайте 2-3 дійсно важливі справи, які необхідно виконати протягом одного конкретного дня. Саме на них і зосередьтеся.
Ідеальним допоміжним інструментом для розподілу пріоритетності є матриця Ейзенхауера. Вона являє собою чотири квадранта, в основі яких лежать дві осі – це вісь важливості (по вертикалі) і вісь терміновості (по горизонталі). Кожен з чотирьох квадрантів відрізняється своїми якісними показниками: важливо-терміново, важливо-ні терміново, не важливо-терміново, не важливо-не терміново. Розподіліть свої справи в кожен з цих блоків і отримаєте гранично ясну та об’єктивну картину того, чим слід зайнятися в першу чергу, що може почекати, а що взагалі краще викреслити зі списку завдань.
Ранжування завдань за пріоритетністю дасть поштовх до запуску самомотивації. Адже найкращий спосіб мотивувати себе – звільнитися від непотрібних речей, які з’їдають енергію. Бо саме енергія допомагає нам концентруватися і продуктивно працювати. Що робити, щоб зберегти її і залишатися мотивованим:
- робіть фізичні вправи – 10-хвилинна перерва на розминку зарядить вас ендрофінами, які підтримують стресостійкість і тонус;
- обладнайте комфортний ворк-спейс – кожна перша порада «віддаленим» працівникам в інтернеті починається з фрази «зробіть своє робоче місце схожим на офіс». Що ж, в цьому є резон, але якщо у вашому будинку немає зручного стільця для багатогодинного сидіння, занадто низький/високий стіл, банально немає простору і т.д. – пересядьте в улюблене крісло. Нічого страшного від цього не трапиться, а ось перебуваючи в дискомфорті ви будете дратуватися і втрачати працездатність з космічною швидкістю;
- відзначайте прогрес – пригальмуйте й озирніться назад, оцінивши роботу, яку вже виконали, та її важливість для ключової мети. Усвідомлення того, що ваша робота стала внеском в розвиток спільної справи, безумовно, підвищить самомотивацію до подальших дій.
- заохочуйте себе за виконану роботу – пообіцяйте собі винагороду за докладені зусилля і результат. Це може бути як дрібниця, на кшталт доставки улюбленої страви додому, так і цінні предмети, на придбання яких у звичайних умовах ви б так просто не наважилися;
- тренуйте мислення, увагу, уяву, пам’ять – чим більше розвинуті у вас ці когнітивні функції, тим краще ви володієте собою. Відповідно, процес самомотивації буде проходити легше.
Викрадачі часу: як визначати і боротися з ними?
Правильно організований тайм-менеджмент допоможе нейтралізувати грізних ворогів сучасної людини – так званих хронофагів, викрадачів часу. Найчастіше діючи з тіні, в умовах віддаленої роботи хронофаги знаходять додаткові можливості для атаки, і протистояти їм стає складніше. Адже тепер, коли робоче місце перемістилося з офісу в зручне домашнє крісло, відняти у вас дорогоцінний ресурс можуть не тільки «термінові маленькі завдання» від керівництва або примхи клієнтів, але і більш приємні речі: холодильник, захоплюючий серіал, улюблений кіт та інші принади життя. Таким спокусам протистояти складніше.
Давайте дізнаємося більше про хронофаги і розберемося, як з ними розправитися.
Отже, хронофаги розподіляються на категорії:
- живі та неживі: затяжні розмови з домочадцями, порожні ранково-обідні чати з колегами, онлайн-«планерки» без конкретних завдань і підсумків, консультування колег;
- передбачувані: читання соц.мереж, серфінг в Інтернеті, перегляд відео, ранкові приготування, прокрастинація;
- непередбачувані: збій системи, очікування виконання частини завдання колегами, з якими працюєте разом над проектом, перебої мережі Interner;
- неявні (прихована загроза): низький рівень мотивації, поспіх, надлишковий перфекціонізм, невміння відсівати непотрібні справи, апатія, перевтома.
Перше, що ви повинні зробити – змиритися. Все одно вас будуть відволікати. Вихід: закладайте в свій робочий план час для хронофагів. Таким чином, ви візьмете їх під контроль і збережіть час, відведений на виконання завдань.
Ваше завдання – зрозуміти, на що і в якій кількості витрачається ваш час. Допоможуть в цьому як папір і олівець, так і сучасні технології. Наприклад, додаток Maniac Time для ПК або RescueTime для всіх платформ. Протягом одного дня фіксуйте абсолютно всю вашу активність (навіть ранковий туалет) і кількість часу, який на них витрачаєте. Увечері проаналізуйте отримані дані і подивіться, де у вашому часовому полотні знаходиться діра, на які справи йде невиправдано багато часу і що доводиться робити поспіхом.
Технології для організації робочого процесу
А поки ми вчимося боротися з хронофагами і визначати пріоритетність, розробники мобільних додатків щосили працюють, щоб допомогти нам бути продуктивними в будь-яких ситуаціях. Крім популярних Maniac Time і RescueTime існує безліч чудових додатків для підтримки працездатності. Ми відібрали кілька найцікавіших, на наш погляд, помічників, які будуть підтримувати ваш тонус протягом усього дня. Знайомтеся!
Sectograph – віджет, який візуалізує денний план у вигляді діаграми на стильному циферблаті годинника. Завдання виділяються різними кольорами, а рухома стрілка наочно демонструє, як довго залишилося сидіти на нараді або через скільки хвилин потрібно буде переключитися на наступну зустріч.
Alarmy – якщо не можете відмовити собі в задоволенні поспати «ще 5 хвилиночок», то цей пекельний будильник для вас. Його неможливо деактивувати або відкласти, якщо не виконати умови програми: вирішити задачку, трясти телефон обумовлений час, сфотографувати кухню і так далі. «Спи, якщо зможеш» – такий слоган розробника.
focus@will – музичний сервіс, який застосовує досвід неврологічних досліджень, щоб допомогти вам сфокусуватися і знизити рівень стресу. Шляхом підбору звукового супроводу focus@will приводить мозок в стан максимальної продуктивності. Перед початком використання програма навіть проведе коротке опитування та з’ясує, чи схильні ви мислити логічно або абстрактно.
Про самоорганізації в кіно і книгах
У кожного в житті настає такий момент, коли хочеться кинути все і всіх, забитися в темний куток і просто не взаємодіяти з навколишнім світом. У період кризи і фінансової невизначеності таке бажання може з’являтися все частіше і бити під дих сильніше. Що ж, якщо так трапляється, сидячи в своєму кутку спробуйте зайняти час цікавою і корисною справою – ознайомтеся з мотивуючою літературою та фільмами, заснованими на реальних подіях.
- «Людина, яка змінила все» – захоплююча спортивна драма, що розповідає реальну історію про те, як генеральний менеджер Оклендского бейсбольного клубу створював конкурентоспроможну команду, незважаючи на фінансові труднощі і нерозуміння оточуючих. У нього був тільки захоплений бейсболом економіст і його система розрахунку корисності гравця.
- «У гонитві за щастям» – світова класика. Фільм розповідає про батька-одинака, який залишився без даху над головою і роботи. Не бажаючи здаватися і пройшовши через велику кількість труднощів, він отримає свій шанс на щастя. Історія про бізнес і мотивацію, про силу, яка змусила людину пройти шлях від безхатька до брокера, а після – підприємця з мільйонними активами.
- «Джобс: Імперія спокуси» – фільм про творця Apple Стіва Джобса, його злети, падіння, мрії і цілі, тріумф і розчарування. Шлях від свавільного хіпі до власника «Імперії спокуси» захоплює і мотивує не опускати руки, навіть коли гра, здавалося б, закінчена.
Напевно, ніщо не мотивує так, як історії успіху творців найбільших корпорацій. Наступні книги будуть корисні як для натхнення на майбутні звершення, так і для правильного розуміння тайм-менеджменту, як інструменту для цих звершень.
- «Продавець взуття. Історія компанії Nike, розказана її засновником», Філ Найт
- «Феномен ZARA», Ковадонг О’Ши
- «Alibaba. Історія світового сходження від першої особи», Дункан Кларк
- «Rework. Бізнес без забобонів», Джейсон Фрайд і Девід Хайнемайер Хенссон
- «Scrum. Навчися робити вдвічі більше за менший час», Джефф Сазерленд
- «Як привести справи в порядок. Мистецтво продуктивності без стресу», Девід Аллен
- «Вийди із зони комфорту. 21 метод підвищення особистої ефективності», Брайан Трейсі
Відмінно! Озброївшись новими технологіями, книгами та фільмами про продуктивність, самомотивацію і тайм-менеджмент, ми зможемо гідно провести час «під замком» до 24 квітня. Прислухайтеся до себе, використовуйте час з користю і відпочивайте, адже внутрішня гармонія – наш головний помічник у битві з лінню і демотивацією. Продуктивного карантину!
