Як не втратити статус резидента Дія.Сіті: ключові виклики та найчастіші помилки

Топ – 10 найчастіших помилок резидентів Дія Сіті. Як уникнути пасток – рекомендації Kreston Ukraine.

Дія Сіті створює комфортне середовище для IT-бізнесу, в тому числі для новостворених компаній (стартапів): зрозуміле податкове навантаження, гнучкі моделі роботи, можливість бронювання співробітників від мобілізації та легальне залучення позаштатних спеціалістів. Але разом із цим резидентство вимагає бездоганного дотримання правил.

У Kreston Ukraine ми неодноразово зусрічали компанії, які допустили помилки через недооцінку комплаєнсу — і бачили, до чого це призводить: донарахування податків, перевірки, втрата статусу резидента.

Наприклад, у 2024 році, стартап із доходом < 1 млн грн втратив статус через відсутність необхідних КВЕДів, хоча фактично займався розробкою ПЗ. А нещодавно, ми бачили ситуацію, коли компанія перевищила ліміт доходу для стартапів, але не встигла збільшити штат до 9 людей. Наслідок — виник ризик виключення з переліку резидентів.

Щоб не повторювати ці помилки, варто знати типові ризики та своєчасно їх контролювати.

КЛЮЧОВІ ВИКЛИКИ У ДІЯ СІТІ

Вимоги відповідності та ризики втрати статусу для стартапів

Стартапи протягом перших двох років мають виконувати критерії, визначені ч. 3 ст. 5 Закону №1667 «Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні» (далі – Закону):

• 90% доходу — кваліфікований ІТ-дохід;

• діяльність відповідає видам, визначеним Законі;

• відсутні так звані «антикритерії» (податкові борги, санкції, зв’язки з РФ тощо), перевіряється щомісяця;

• дохід < 1167 МЗП (2025: 9 336 000 грн).

Важливо: якщо стартап перевищує ліміт доходу, до нього відразу додаються «дорослі» критерії: мінімум 9 спеціалістів та €1200 середньої винагороди.

Практичний приклад Kreston Ukraine: Компанія отримала оплату за ліцензійний договір одразу за кілька майбутніх періодів. У результаті — різке перевищення доходу в межах одного місяця. Довелося терміново виводити на гіг-контракти 7 нових спеціалістів, аби не втратити статус.

Звітність та комплаєнс

Потрібно своєчасно подавати:

• початковий звіт про відповідність за перші три місяця (на відміну від резидентів Дія Сіті, що зайшли на загальних умовах, резиденти-стартапи не повинні подавати аудиторський висновок з початковим звітом, лише у разі запиту від Мінцифри).

• річний звіт до 1 червня року, наступного за звітним (річний звіт вже обов’язково подається разом з аудиторським висновком за результатами перевірки тверджень резидента).

Найчастіші порушення, які ми бачимо на практиці: неправильне оформлення гіг-контрактів, слабкий первинний облік, змішані види діяльності в актах та договорах.

Невідповідність видів діяльності

Резидентами Дія Сіті можуть бути лише компанії, що займаються визначеними видами IT-діяльності. Це може бути викликом для стартапів, чия бізнес-модель включає не лише розробку програмного забезпечення, але й інші послуги, які не входять до кваліфікованого переліку. Компанія повинна переконатися, що 90% її доходу надходить саме від кваліфікованих видів діяльності.

Нестабільність законодавства

Потрібно відслідковувати зміни. З 1 січня 2025 року вже впроваджені нові правила — зокрема, пільгова ставка ПДФО для спеціалістів Дія Сіті у розмірі 5% та мінімальне ЄСВ до доходів; звільнення від оподаткування благодійної допомоги, наданої резидентами Дія Сіті на користь ЗСУ; скасування актів наданих послуг для гіг-спеціалістів.

Це скоріш позитивні зміни для резидентів, але наступні етапи реформи також можливі, і вони можуть бути іншими – наприклад, якісь обмеження по видах діяльності, або щодо порядку бронювання співробітників резидента Дія Сіті.

ТОП – 10 НАЙЧАСТІШИХ ПОМИЛОК РЕЗИДЕНТІВ ДІЯ СІТІ

1. Резиденти неправильно визначають кваліфіковані види діяльності та / або невірно їх класифікують (це стосуються не лише стартапів).

Наприклад, для рекламних послуг або інтернет-маркетингу з використанням програмного забезпечення, яке повинно бути розроблене за участю резидента Дія Сіті. Аналогічно, щодо дистрибуції програмного забезпечення, формулювання договорів мають містити терміни, прямо зазначені в законі про Дія Сіті, а не загальні терміни “постачання” або “розповсюдження”.

Слід також зазначити, що компанії інколи неправильно класифікують доходи, не розділяючи їх на IT та не-IT складові, що суттєво ускладнює підтвердження критерію по кваліфікованій діяльності.

2. Компанії помиляються у розрахунку середньої винагороди та кількості спеціалістів.

Інструкція №286 щодо статистики кількості працівників може призвести до невірних результатів, якщо не враховувати всі нюанси. Зустрічаються суперечки щодо використання касового методу замість методу нарахування для визначення винагороди.

Ми рекомендуємо враховувати всіх працівників та гіг-спеціалістів, незалежно від тривалості роботи в місяці, а для розрахунку середньої місячної винагороди використовувати метод нарахування (гросс-суму), а не виплат, як підтвердили Мінцифри та ДПС. Курс євро береться на перше число відповідного календарного місяця.

3. Неправильне оподаткування додаткових благ.

Некоректне включення до винагороди або відокремлення компенсацій від основної винагороди (наприклад, за спортзал, мовні курси, добровільне медичне страхування) може призвести до їх оподаткування за загальною ставкою 18%.

Ми рекомендуємо чітко визначити у гіг-контракті, що саме входить до складу винагороди. Для ДМС переконайтеся, що договір зі страховою компанією відповідає вимогам Податкового кодексу, щоб уникнути додаткового оподаткування.

4. Слабка первинна документація, недостатня деталізація в договорах.

Хоча з 2025 року акти за гіг-контрактами не є обов’язковими, податківці можуть вимагати їх для підтвердження витрат, якщо не буде чітких роз’яснень від Мінфіну.

Ми все одно рекомендуємо прописувати в гіг-контрактах та внутрішніх документах чітку методологію підтвердження виконання робіт та складу винагороди. Важливо також вести аналітичний облік доходів за кваліфікованими та некваліфікованими видами діяльності. Забезпечте також відповідність статуту та КВЕДів фактичній діяльності.

5. Нечіткі або юридично слабкі гіг-контракти.

На цей ризик не всі звертають увагу, але це дуже ризикована помилка, особливо для стартапів. Бо якщо немає чітко визначеної логіки розрахунку винагороди в гіг-контракті — виникає простір для непорозумінь з боку контролюючих органів, або навіть між компанією та фахівцем. Податкова може визнати виплати «необґрунтованими», нарахувати 18% ПДФО + 5% військового збору замість пільгових ставок; не визнати витрати в бухобліку (доведеться перераховувати податок на прибуток або ПнВК), а якщо фахівець оскаржить умови — то слабкий контракт не захистить від судової тяганини.

Рекомендуємо чітко зафіксувати у гіг-контракті:
– форму розрахунку (фіксована сума, погодинна, за спринт, milestone тощо);
– обсяг завдань (або через конкретні deliverables, або через посилання на беклог у Jira/Asana/ClickUp);
– періодичність оплати (щомісяця, щоквартально, після спринту тощо);
– метод підтвердження (або через звіт у трекері/CRM, з дотриманням реквізитів первинного документу або (до отримання роз’яснень від ДПС) — актом виконаних робіт, навіть якщо він не обов’язковий після 2025).

6. Несвоєчасна подача початкової та річної звітності

Дотримуйтесь встановлених строків подання (початковий звіт за три перших повних місяці резидентства – до кінця 6-го місяця, наступного за місяцем набуття статусу, річний звіт – до 1 червня року, наступного за звітним).

Наприклад, якщо статус резидента Дія Сіті набутий 15 серпня 2025 року, звітний період за початковим звітом починається з 1 вересня і охоплює вересень, жовтень та листопад 2025 року, а термін подачі – до кінця лютого 2026 року. З термінами річного звіту простіше – він має бути поданий до 1 червня 2026 року, але важливо розуміти, що він має охоплювати всі повні місяці резидентства до кінця звітного року (у нашому випадку це вересень-грудень, але навіть якщо це лише один місяць).

7. Відсутність контролю за наявністю «антикритеріїв».

Це перш за все наявність податкового боргу, а також перебування в процесі ліквідації/банкрутства та наявність власників, пов’язаних з державою-агресором.

8. Не всі компанії контролюють терміни та готуються до переходу після завершення статусу стартапу.

Найчастіша пастка саме для стартапів – у необхідності досягнення мінімальної кількості працівників (9 осіб) та середнього рівня винагороди (€1200) після завершення пільгового періоду. Важливо пам’ятати, що стартап може залишатись стартапом обмежений період часу (а саме – до 31 грудня наступного календарного року за тим, у якому стартап набув статусу резидента Дія Сіті).

9. Перевищення ліміту доходу стартапом без готовності до «дорослого» резидентства.

Як тільки компанія-стартап наблизіться до граничного розміру доходу, встановленого для суб’єктів господарювання третьої групи платників єдиного податку (1167 МЗП, для 2025 року: 9 336 000 грн) — вона має заздалегідь підготуватись до переходу на повні вимоги: мінімум 9 осіб + середня винагорода ≥ €1200

10. Відсутність кваліфікованого аудитора.

Ми розуміємо прагнення зекономити та замовити звіт за 300-500 доларів у маленької аудиторської фірми. Однак, у нашій практиці були випадки, коли після контакту з аудиторами Дія Сіті, деякі аудиторські компанії втрачали ліцензію, що змушувало клієнтів терміново шукати нову фірму для проходження перевірки.

Аудиторські компанії, що мають право проводити обов’язковий аудит фінансової звітності – а лише такі можуть надавати аудиторські послуги для резидентів Дія Сіті – постійно контролюються наглядовими органами (ОСНАД, АПУ), тому співпраця з нестабільними фірмами може бути ризикованою.

Як уникнути пасток: рекомендації Kreston Ukraine 

• Створіть систему регулярного моніторингу відповідності: доходи, види діяльності, винагороди, штат.

• Автоматизуйте облік: впровадьте системи, які відразу відокремлюють кваліфікований дохід.

• Плануйте наперед: моделюйте бюджет і HR-структуру під майбутні вимоги.

• Працюйте з аудиторами та юристами, які спеціалізуються на Дія Сіті.

• Перевіряйте антикритерії щомісяця.

• Моніторте законодавчі зміни.

Отже, можна резюмувати наступним чином:

1. Дія Сіті — це про можливості, але також про дисципліну.

2. Основні ризики виникають не через складність правил, а через недооцінку дрібниць.

3. Стартапи найчастіше «падають» через три речі:

            – неправильний облік,

            – некоректні види діяльності,

            – відсутність планування переходу після завершення пільг.

4. Регулярний комплаєнс-моніторинг і сильний аудиторський та юридичний супровід — ключ до безпечного резидентства.

За умови правильного підходу Дія Сіті дає бізнесу не просто податкові переваги — а стабільність і прогнозованість, яких IT-ринку України давно бракувало.

Хочете бути впевненими, що ваш бізнес не втратить статус резидента Дія Сіті?

Експерти Kreston Ukraine допоможуть:

• провести аудит відповідності вимогам Дія Сіті;
• виявити ризики втрати статусу ще до перевірок;
• налаштувати облік, договори та структуру доходів;
• підготувати компанію до звітності та контролю з боку регуляторів.

Залиште запит на індивідуальну консультацію. Допоможемо побудувати системний комплаєнс і захистити ваш статус резидента Дія Сіті без зайвих ризиків.

Андрій Попов

Партнер, CEO Kreston Ukraine